Descrição da Função

Office Manager & Executive Assistant (Porto)

Procuras um desafio dinâmico onde possas combinar organização, atendimento, gestão administrativa e coordenação de escritório?

Estamos à procura de um(a) Office Manager & Executive Assistant para assegurar o bom funcionamento das operações diárias do escritório, apoiar a gestão e proporcionar uma experiência de excelência a colaboradores, visitantes e parceiros.

As tuas responsabilidades
1. Atendimento e Comunicação
Receber visitantes de forma profissional e acolhedora;
Assegurar o atendimento telefónico e encaminhamento de chamadas;
Gerir comunicações internas e externas;
Apoiar na resolução de solicitações e situações que exijam acompanhamento.
2.Gestão Administrativa
Gerir documentação, arquivo e correspondência;
Preparar relatórios, apresentações e outros documentos de suporte;
Coordenar encomendas, correio e serviços administrativos;
Prestar apoio administrativo à direção e às diferentes equipas;
Dar suporte às atividades de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho (HST).
3.Office Management
Gerir stocks e compras de material de escritório;
Coordenar fornecedores e serviços externos, incluindo limpeza, manutenção e catering;
Apoiar a gestão das instalações e espaços de trabalho;
Organizar viagens, deslocações e logística associada;
Garantir o bom funcionamento das operações do escritório no dia a dia.
4.Organização e Coordenação
Gerir agendas e salas de reunião;
Apoiar a organização de eventos internos;
Coordenar múltiplas tarefas e prioridades em simultâneo;
Assegurar o cumprimento de prazos e processos administrativos.

O que procuramos
Experiência anterior em funções de receção, office management, assistência de direção ou apoio administrativo;
Experiência na gestão de fornecedores e serviços de escritório;
Experiência no atendimento profissional a clientes internos e externos;
Experiência na gestão de agendas, reuniões e eventos;
Conhecimentos de Higiene e Segurança no Trabalho serão valorizados;
Capacidade de organização e gestão eficiente de prioridades;
Excelente capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
Português fluente (obrigatório);
Inglês profissional (obrigatório);
Outros idiomas serão valorizados;
Bons conhecimentos de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams);


Condições
Contrato de trabalho em regime de outsourcing a termo incerto.
Pacote salarial competitivo, ajustado à experiência e às competências demonstradas.
Subsídio de alimentação pago em cartão refeição.
Regime de trabalho 100% presencial - Latino Coelho, Porto


Junta-te a nós!
Se gostas de um ambiente dinâmico, onde nenhum dia é igual ao anterior, e tens paixão por organização, serviço e excelência operacional, queremos conhecer-te. Envia a tua candidatura e vem fazer parte de uma equipa onde o teu contributo fará a diferença todos os dias.